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Los Siete Pecados Capitales del Calidad del Servicio y Atención al Cliente

“Ofrecer la calidad del servicio al cliente depende del colaborador con la ayuda del empresario. Es un trabajo en equipo”

Los siete pecados capitales relacionados con la calidad del servicio y atención al cliente son: la apatía, el evadir, la agresividad, el no saber hacer, el robotismo, el sistema, y los momentos de verdad.

A continuación una breve descripción de cada uno de los pecados capitales:

La apatía es entendida como la frialdad, el distanciamiento, y el no interés que presenta el colaborador a la hora de brindar el servicio.

El evadir se refiere cuando un colaborador pasa al cliente a otro colaborador sin previa causa.

La  agresividad se refiere al gesto o modo de atención que presenta el colaborador al cliente y hace que se cree un clima de tensión y que el cliente se sienta molesto; por lo general ésta agresividad no tiene nada que ver con el cliente, es ocasionada por algún factor personal del colaborador.

El no saber hacer se produce cuando el colaborador tiene buena voluntad pero no sabe, entonces no contesta de forma correcta y eficaz. Este pecado denota que éste colaborador requiere más atención por parte de la empresa para instruirlo sobre temas técnicos y de servicio, para que pueda generar un servicio de calidad.

El robotismo se relaciona cuando el colaborador aplica el reglamento de "NO", no se esfuerza por dar el servicio de ofrecer "algo más". El colaborador debe estar en la capacidad de atender a cada cliente según su nivel de conocimiento.

Los sistemas no están al servicio del cliente,  para saber cuál es el grado de satisfacción del cliente hay que consultarle, ya que su opinión es la única válida. Al tener respuestas por parte del cliente se pueden efectuar con agilidad los cambios que aseguren las metas de calidad.

Y  el último pecado, es el conocido como los momentos de la verdad, que hacen referencia a que nos guste o no, se debe conocer el punto de vista sobre el servicio que se le está brindando al cliente, y que si éste refleja situaciones que no son agradables, se deben aceptar para mejorar. La mejora constante es la punta de éxito del servicio al cliente.

Cambiar las actitudes de las personas no va a ser fácil se necesita  constancia. Los momentos de la verdad en la calidad del servicio y atención al cliente se presentan por:

  • La falta de nivel cultural de los colaboradores y mandos.
  • La falta de apoyo de la dirección o de los mandos intermedios.
  • La existencia de prepotencias en los estilos de dirección.
  • Las existencias de actitudes negativas.
  • La existencia de departamentismo.
  • La falta de cultura de empresa, escrita y pública.
  • La existencia de resistencia al cambio.
  • La existencia de graves tensiones salariales.
  • La existencia de desigualdades salariales a iguales esfuerzos y éxitos.
  • La falta de tiempo real para poner en práctica el programa.
  • La falta real de medios.
  • La posible "cultura del país" que confunde servicio con servilismo.
  • La existencia de miedo al error por las "broncas".
  • La existencia de experiencias anteriores negativas. Se empezó y no se siguió.
  • Por desconocimiento de las necesidades y grado de exigencia del cliente.
  • Por comodidad y rutina.
  • Por falta de información de las consecuencias de cada conducto.
  • Por falta de agilidad en las respuestas.
  • Por existir un estilo de dirección no participativa.
  • Por predominar la búsqueda de culpables.
  • Cuando el cliente no exige.
  • Cuando el clima interno está crispado.
  • Cuando se efectuaron promociones internas mal hechas.
  • Cuando el esfuerzo personal no se recompensa.
  • Cuando los mediocres y cómodos no son sancionados.

Para superar estos momentos de verdad empresariales se deben tomar cinco medidas correctivas:

  • Definición y apoyo al plan por parte de la dirección y mandos.
  • Organización de la información y comunicación.
  • Desarrollar un plan de formación, con sesiones breves, con temas de aplicación inmediata de forma continuada.
  • La existencia de un estilo de dirigir participativo.
  • La existencia de medios y una organización al servicio del cliente.

Técnica DDAMA de un Líder

"Hay que volver a administrar el premio o sanción por el mando directo de cada colaborador para que vuelva a confiar en él"

Ya sea en el campo de batalla o en una empresa, los mejores líderes siempre son capaces de inspirar grandeza en los demás a través de sus palabras y acciones. Y aunque los problemas a los cuales se enfrentan han cambiado con el pasar de los años, las cualidades de los líderes efectivos permanecen.

Es de ahí que un líder siempre debe aplicar la técnica DDAMA, que significa como aplicar acciones en momentos de éxito o de tensión en el entorno empresarial y dentro de su equipo de trabajo.  

La técnica DDAMA significa:

DIÁLOGO: en un ambiente de confianza y comunicación y no de ataque. Informa sobre los aspectos positivos de la obra que realiza y de la actitud con que se demuestra.

DEMUESTRE: que hay un error, su dimensión y sus consecuencias; de esta manera será más fácil su valoración. Informa sobre los aspectos negativos sobre cuál es el error y cómo debe entrenarse para corregirlo

AYUDE: significa ayudar a aprender. Prestando interés como entrenador para que el colaborador pueda corregirse y que juntos creen un plan de entrenamiento oportuno y eficiente. 

MIDA: significa medir los avances en la corrección y a fijar un sistema para poder medir los progresos.

ANIME: significa animar los éxitos conseguidos, facilitando el diálogo para la próxima corrección. Es notificar el éxito.

Adicional un líder debe saber premiar al que consigue éxitos compensándole su esfuerzo. Un líder premia con:

  • Con dinero, regalos o detalles especiales.
  • Con la promoción a niveles profesionales de más categoría.
  • Con mayor formación.
  • Con mayor grado de autoridad sobre otros o en la toma de decisiones.
  • Con misiones especiales.
  • Con permisos y festivos en las fechas especiales.
  • Con reconocimientos privados o públicos.

Las 4C del Servicio al Cliente

“El servicio al cliente es la base para el éxito empresarial”

Para tener éxito dentro del mundo competitivo del siglo XXI, es necesario e indispensable la aplicación y distinción de las 4C del Servicio al Cliente, que son: cliente, comodidad, comunicación y costo. Si una empresa logra implementar y hacer que todo su equipo de trabajo se fidelice con estos conceptos y que estos conceptos estén dentro de sus ejes estratégicos de su plan de trabajo, logrará tener un valor diferenciador en el mercado que le generará posicionamiento y altos niveles de rendimiento, en comparación a su competencia.

Queda de más mencionar que aunque una empresa cumpla con las 4C del Servicio al Cliente, si su organización o su producto no está bien, la empresa podría fracasar en el intento, ya que la empresa es un ser integral que está compuesta por muchos factores y uno de ellos es el servicio al cliente.

La combinación de las 4C, pueden generar a una empresa un alto nivel de valor agregado, satisfacción al cliente, y lealtad del cliente por un largo tiempo. A continuación se detalla de cada uno de los componentes de las 4C del Servicio al Cliente:

El Cliente

El cliente es la persona que puede satisfacer una necesidad a través del servicio que brinda la empresa, y por esto es vital contar con la absoluta disposición de complacerlo, es decir, diseñar el servicio en la medida de acuerdo con sus necesidades.

La empresa debe saber quién es el cliente, conocer que segmentos del mercado son los que se pueden atender mejor, y canalizar todos los esfuerzos hacia ese o esos segmentos. La empresa está en la obligación de invertir tiempo y recursos en conocer que es lo que quiere el cliente para poder diseñar el servicio a su medida, en cualquier área de servicios que se incursione.

En la mayoría de las veces, satisfacer a los clientes significa cambiar la forma de hacer las cosas, evolucionar, y seguir haciendo lo que se sabe pero de una manera que satisfaga mejor las necesidades de los clientes y por eso es vital romper paradigmas y vencer el miedo al cambio. Se debe complacer al cliente, diseñar el servicio de acuerdo con sus necesidades, buscar la lealtad del cliente y por añadidura el éxito del negocio.

La Comodidad

La comodidad se refiere a que la empresa debe ofrecer al cliente un buen servicio que atienda las expectativas, y para ello debe brindar comodidades al cliente para que éste se sienta satisfecho.

Existen muchas comodidades que una empresa puede brindar, entre ellas:

  • Contar con personal amable y capacitado que atiende con cortesía y eficiencia
  • Centros de atención al cliente agradables
  • Tener suficientes puntos de venta
  • Ofrecer servicios personalizados
  • Ofrecer garantías como valor ampliado
  • Ofrecer ambientes agradables
  • Ofrecer servicio a domicilio o por internet
  • Ofrecer capacitación

La Comunicación

La comunicación se usa para divulgar y promover el servicio que se quiere vender, lo cual implica informar y persuadir al cliente para que compre el servicio.

Los medios idóneos para comunicar el servicio son aquellos que generan la mayor cantidad de clientes al menor costo. Como parte de ofrecer la mejor “estrategia de comunicación” para los clientes se debe conocer cuáles son los medios idóneos para alcanzarlos como radio, internet, revistas, marketing directo, etc. Y claro queda, que dicha estrategia debe ser evaluada mediante costo/beneficio y acorde con el posicionamiento que se quiere lograr con el cliente.

El Costo

Establecer el precio de los bienes terminados es más fácil que con los servicios, porque los bienes son productos homogéneos que se realizan bajo procesos que se repiten de la misma manera una y otra vez, los servicios, en cambio, son brindados por personas, y esto significa que el mismo servicio puede variar dependiendo de quién lo proporcione.

Es importante que el cliente sienta que pago un precio justo por el servicio recibido de acuerdo con sus expectativas (que por lo general fueron creadas anticipadamente por diversos tipos de publicidad por parte de la empresa) y que además no esté por encima de las posibilidades de pago de los clientes. Algo que no hay que dejar de lado es el enlace que ofrece la empresa a través de la publicidad, los vendedores y el servicio; ya que actúan directamente con el costo.